A definição metodológica mais importante na constituição da base de dados é a de sua unidade de análise. O grupo de pesquisa foi definido como um conjunto de indivíduos organizados hierarquicamente:

• Cujo fundamento organizador são a experiência, o destaque e as lideranças no terreno científico ou tecnológico;
• Em que há envolvimento profissional e permanente com atividades de pesquisa;
• No qual o trabalho se organiza em torno de linhas comuns de pesquisa; e
• Que, em algum grau, compartilha instalações e equipamentos. 

 

Cada grupo de pesquisa deve, portanto, organizar-se em torno de uma ou duas lideranças, e estar vinculado a uma instituição previamente autorizada pelo CNPq.

O fluxo geral do cadastro e da certificação de um grupo de pesquisa envolve os dirigentes de pesquisa, os líderes de grupos, pesquisadores, estudantes e técnicos, e ocorre da seguinte maneira:

1. A instituição interessada solicita a sua participação por intermédio de seu Titular e indica o Dirigente de pesquisa e um Assessor, que serão os responsáveis pela gestão do Diretório na instituição;
2. O CNPq analisa a solicitação e consonância com a Resolução vigente e, caso aceite, comunica aos interessados e libera o acesso aos responsáveis indicados. Estes cadastram os líderes de grupos da instituição, o que libera o acesso dos mesmos ao "Formulário Grupo";
3. Os Líderes acessam o "Formulário Grupo" para preenchimento dos dados e envio para certificação por parte do Dirigente de Pesquisa ou Assessor;
4. O responsável pelo DGP na instituição (Dirigente de pesquisa) visualiza os grupos enviados pelos Líderes e certifica ou nega a certificação dos mesmos;

 

Para que tudo isso aconteça, é necessário que:

a) As autoridades institucionais envolvidas (Titular, Dirigente de pesquisa e Assessor) possuam cadastro no Diretório de Instituições-DI do CNPq <http://di.cnpq.br/di/cadi/consultaInst.do> e possuam uma Senha CNPq;

b) Dirigentes, Assessores, Pesquisadores, Estudantes, Técnicos ou Colaboradores estrangeiro tenham seus currículos Lattes no CNPq.

Os líderes e co-líderes podem atualizar os dados de seus grupos sempre que julgarem necessário, excluir os grupos que não estiverem mais ativos e cadastrar novos grupos. Por sua vez, os pesquisadores, estudantes e técnicos devem manter seus currículos atualizados e podem se excluir de um grupo onde foram indevidamente cadastrados ou do qual não participam mais.

Esse processo contínuo, de inclusão de novas instituições pelo CNPq, o cadastro de líderes e a certificação de grupos pelos dirigentes, a atualização e o envio de novos grupos pelos líderes e a atualização dos Currículos Lattes por todos os participantes (fonte de informações como formação acadêmica, sexo e a produção CT&I) formam a denominada "Base Corrente" do DGP, que é disponibilizada para consultas na Internet.

E partir da retomada no ano de 2023, a cada dois anos, o CNPq tira realizará o Censo DGP, que consiste no colhimento de informações da base corrente em momento anteriormente determinado e disponibilização dos resultados na internet.